Obieg dokumentów w przedsiębiorstwie
Obieg dokumentów w przedsiębiorstwie odnosi się do procesu przepływu i przetwarzania różnych rodzajów dokumentów, informacji i danych wewnątrz organizacji. Opisywany proces jest kluczowy dla sprawnego funkcjonowania firmy, ponieważ umożliwia efektywne zarządzanie informacjami, komunikację między różnymi działami oraz podejmowanie decyzji na podstawie aktualnych i odpowiednich danych. Tradycyjny obieg dokumentów w firmie składa się z następujących kroków:
Tworzenie dokumentów
Proces rozpoczyna się od utworzenia dokumentów w różnych działach firmy. Mogą to być raporty, wnioski, faktury, umowy, notatki itp.
Wprowadzenie dokumentów do systemu
W miarę możliwości dokumenty powinny być wprowadzone do systemu elektronicznego. Dzięki temu można uniknąć problemów związanych z utratą papierowych dokumentów i ułatwić późniejszy dostęp do informacji.
Weryfikacja i zatwierdzenie
W zależności od rodzaju dokumentu, może być wymagane zatwierdzenie lub weryfikacja przez odpowiednie osoby lub działy w firmie. Na przykład, raporty finansowe muszą być zweryfikowane przez dział księgowości, a umowy przez dział prawny. W przypadku tradycyjnego obiegu dokumentów czynności te wymagają osobistego dostarczenia bądź przesłania danego dokumentu do konkretnego działu/pracownika.
Dystrybucja dokumentów
Zatwierdzone dokumenty są następnie dystrybuowane do odpowiednich adresatów lub działów. W klasycznym modelu czynność ta wymaga poświęcenia czasu na przesłanie, bądź osobiste dostarczenie dokumentów.
Przetwarzanie i analiza
Po otrzymaniu dokumentów odpowiednie działy przetwarzają i analizują informacje zawarte w nich. Na przykład, dział finansowy może analizować raporty finansowe, a dział sprzedaży może analizować dane dotyczące sprzedaży.
Podpisy i akceptacja
W niektórych przypadkach dokumenty wymagają podpisów lub akceptacji, na przykład w umowach czy zleceniach.
Archiwizacja
Po zakończeniu obiegu dokumenty mogą zostać zarchiwizowane. W zależności od polityki firmy dokumenty muszą być przechowywane przez określony czas.
Usuwanie i zniszczenie
Jeśli dokumenty nie są już wymagane zgodnie z obowiązującymi przepisami, mogą zostać usunięte lub zniszczone, w celu zachowania poufności i zapobieżenia nieuprawnionemu dostępowi.
Jak widać na powyższym przykładzie, klasyczny model obiegu dokumentów w firmie składa się z aż 8 kroków. Większość z nich wymaga poświęcenia czasu na wysłanie bądź osobiste dostarczenie dokumentacji do właściwego działu lub też pracownika. Nierzadko również konieczne jest poinformowanie innych pracowników czy też zwierzchnika o etapie, na jakim znajdują się dane dokumenty. Czynności te nierzadko napotykają na swojej drodze przeszkody takie jak np. problemy odpowiedniej komunikacji w przedsiębiorstwie czy też nieprecyzyjne określenie zakresu obowiązków, a tym samym niewskazanie konkretnych osób odpowiedzialnych za dane czynności. Powyższe kwestie mogą w znaczący sposób zaburzać prawidłowe funkcjonowanie danego przedsiębiorstwa. Jak rozwiązać tego rodzaju kwestie? Odpowiedzią jest automatyzacja procesu obiegu dokumentów za pomocą systemów informatycznych.
Elektroniczny obieg dokumentów w firmie
Automatyzacja procesu obiegu dokumentów za pomocą systemów workflow w znaczący sposób poprawia efektywność i redukuje ryzyko powstawania błędów związanych z nieprawidłowym lub zbyt czasochłonnym przetwarzaniem informacji czy komunikacją. Dzięki temu pracownicy mają łatwiejszy dostęp do niezbędnych danych, co przekłada się na szybsze podejmowanie decyzji i lepsze zarządzanie przedsiębiorstwem. Jak zatem przedstawia się obieg dokumentów przy wykorzystaniu systemu workflow?
Tworzenie, dostarczanie i akceptacja dokumentacji
W przypadku narzędzi do elektronicznego obiegu dokumentów zarówno tworzenie, doręczenie, jak i zaakceptowanie danego dokumentu odbywa się w postaci elektronicznej. Tworzenie dokumentów w szczególności może odbywać się w pełni lub częściowo automatycznie do czego służą wbudowane interfejsy z innymi systemami (np. KSeF), czy moduły OCR do skanowania dokumentów i ich automatycznego rozpoznawania i digitalizacji. Dzięki temu często działanie operatora sprowadza się do kilku prostych czynności, niewymagających ani osobistego dostarczenia papierowych dokumentów, ani nawet wysyłania dokumentu w postaci e-maila. Jak to możliwe? Otóż w cyfrowym workflowie dokumenty istnieją jako pliki elektroniczne. Mogą być więc tworzone, edytowane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej do odpowiednich osób lub zespołów za pośrednictwem systemu zarządzania dokumentami. Co więcej, opisywane narzędzia nierzadko umożliwiają stosowanie elektronicznych podpisów, które są równie ważne jak tradycyjne podpisy ręczne.
Podział pracy
Po pomyślnej weryfikacji dokument jest on przekazywany do konkretnych pracowników, którzy muszą wykonać określone zadania, np. wypełnić określone pola, dostarczyć wymagane dane, dodać uwagi, itp. W razie wątpliwości pracownicy mogą komunikować się wewnątrz systemu, np. za pomocą komentarzy czy powiadomień. Co więcej, workflow może monitorować czas spędzony na poszczególnych etapach obiegu dokumentu oraz zapewniać, że dokumenty są przetwarzane zgodnie z ustalonymi terminami.
Zakończenie i archiwizacja
Po zakończeniu procesu dokument może być automatycznie zarchiwizowany w odpowiednim miejscu, aby umożliwić łatwy dostęp w przyszłości na wypadek audytu, czy kontroli odpowiednich organów.
Monitorowanie i raportowanie
Program workflow może dostarczać raporty i statystyki dotyczące procesu obiegu dokumentów, co pozwala na analizę wydajności, identyfikację obszarów wymagających optymalizacji itp.
Wniosek? Systemy workflow nie tylko znaczącą skracają czas konieczny do zapewnienia właściwego obiegu dokumentacji w przedsiębiorstwie. Upraszczają ten proces i dbają o terminowe wykonywanie poszczególnych zadań.
