Monitoring wierzytelności to rozwiązanie dedykowane zwłaszcza dużym organizacjom, które co miesiąc wystawiają setki faktur. Wdrożenie monitoringu wierzytelności pozwala ograniczyć liczbę niezapłaconych faktur i tym samym zachować płynność finansową. Dowiedz się, na czym to polega.
Monitoring wierzytelności – jak to wygląda w praktyce?
Każdy przedsiębiorca zna ten scenariusz: najpierw realizujesz usługę lub dostarczasz produkt, następnie wystawiasz fakturę np. z 7-dniowym terminem płatności i oczekujesz na zaksięgowanie środków na swoim rachunku bankowym. Niestety, często zdarza się, że po upływie terminu wskazanego na fakturze środki nie wpływają na konto i konieczna jest windykacja długu. To duży problem – jeżeli nieopłaconych faktur jest więcej, dochodzi do zatorów płatniczych. Monitoring wierzytelności ma za zadanie zapobiegać wystąpieniu tego zjawiska.
Na czym polega monitoring wierzytelności? To usługa, której celem jest utrzymanie kontaktu z klientem i przypominanie mu o nadchodzącym terminie płatności. Firma może informować o konieczności zapłaty różnymi kanałami, np. telefonicznie lub mailowo. Pierwszy kontakt z klientem powinien mieć miejsce tuż po wysłaniu faktury. Wówczas warto upewnić się, że nabywca usługi lub towaru otrzymał dokument sprzedażowy. Kolejny kontakt można zainicjować w terminie wymagalności faktury.
Mimo że monitoring wierzytelności jest działaniem wyprzedzającym, tj. jego efektem ma być wyeliminowanie opóźnień w płatnościach faktur, to firmy oferujące tę usługę mogą proponować też:
- sprawdzanie wiarygodności finansowej kontrahentów – jeszcze przed podjęciem współpracy;
- utrzymywanie kontaktu po upływie terminu płatności – aby zmobilizować dłużnika do uregulowania należności;
- wysyłanie wezwań do zapłaty – w tym również przedsądowych (ostatecznych) wezwań do zapłaty.
Jakie korzyści płyną z monitoringu wierzytelności?
Jednym z powodów, dla których usługa monitoringu wierzytelności cieszy się sporym zainteresowaniem, jest szereg oferowanych przez nią korzyści. Kluczową zaletą monitoringu wierzytelności jest poprawa płynności finansowej organizacji – może ona uniknąć zatoru płatniczego i w rezultacie sama regulować swoje zobowiązania w terminach. To ważne – w ten sposób buduje ona swoją wiarygodność jako partner biznesowy.
Inne korzyści, jakie płyną z wdrożenia monitoringu wierzytelności, to:
- utrzymanie porządku w dokumentach sprzedażowych – monitoring wierzytelności zakłada pracę z wystawionymi już fakturami, w tym ciągłe ich przeglądanie pod kątem terminu płatności;
- większa kontrola nad finansami firmy – organizacja na bieżąco kontroluje, ile faktur jest nieopłaconych i jaka kwota w najbliższych dniach powinna zasilić rachunek bankowy;
- ograniczenie ryzyka współpracy z firmami, które są niewypłacalne – gdy monitoring wierzytelności będzie połączony ze sprawdzaniem wiarygodności finansowej potencjalnych kontrahentów.
Mimo że firma na wdrożeniu monitoringu wierzytelności może sporo zyskać, to od strony technicznej może to stanowić wyzwanie. Powód jest prosty – konieczne jest zarówno oprogramowanie, jak i przeszkoleni pracownicy, którzy będą kontaktować się z klientami. Duże firmy, które wystawiają co miesiąc setki faktur, mogą rozważyć współpracę z zewnętrznym partnerem oferującym usługę monitoringu wierzytelności.
Monitoring wierzytelności nie zadziałał – co dalej?
Przyjmuje się, że działania w ramach monitoringu wierzytelności powinno się podejmować przez ok. 30 dni. W praktyce jednak bywa różnie – niektóre firmy wystawiają faktury z jeszcze dłuższym terminem płatności. Dobrym przykładem jest branża budowlana czy gastronomiczna – w ich przypadku zdarza się, że termin płatności to aż 90 dni. Przez cały ten okres monitoring wierzytelności zapewnia większą kontrolę nad finansami firmy i pozwala ograniczyć liczbę nieopłaconych faktur, ale może się zdarzyć, że niektóre faktury nie zostaną uregulowane. Co wówczas?
Zarówno małe, jak i duże firmy powinny wypracować ścieżkę postępowania na taką ewentualność – pomóc może firma windykacyjna. Współpraca z firmą windykacyjną oznacza podjęcie szybkich działań, gdyby – mimo wdrożonej usługi monitoringu wierzytelności – klient nie zapłacił. To ważne, bo wraz z upływem czasu szanse na odzyskanie należności maleją. Ale nawiązanie współpracy z firmą specjalizującą się w odzyskiwaniu należności ma więcej zalet. Pracownicy nie muszą kontaktować się z dłużnikiem, z kolei firma windykacyjna może kompleksowo zająć się odzyskaniem należności – najpierw próbować załatwić sprawę polubownie, a następnie skierować pozew do sądu.
