W świecie biznesu, gdzie konkurencja jest nieustanna, a oczekiwania wobec zespołów rosną, każdy lider poszukuje klucza do maksymalizacji efektywności swojej drużyny. Nie chodzi tutaj jedynie o osiąganie wyznaczonych celów, ale także o kreowanie zespołu, który jest zadowolony, zmotywowany i gotów stawić czoła kolejnym wyzwaniom. Aby to osiągnąć, trzeba zrozumieć, że podnoszenie efektywności to nie tylko narzędzia czy technologie, ale przede wszystkim ludzie, ich motywacja, kompetencje oraz jasno określone cele.
Jak zwiększyć efektywność swojego zespołu?
Odpowiedź na to pytanie chciałby uzyskać każdy menager, czy kierownik. Jest to kluczowe zagadnienie dla każdego lidera, który chciałby aby wyniki jego zespołu były na najwyższym poziomie, a jego członkowie, zadowoleni z wykonanej pracy. Podnoszenie efektywności zespołu nie powinno polegać jedynie na narzuceniu swojej wizji podległym sobie pracownikom, lecz na takim zarządzaniu zespołem, aby w pełni wykorzystać jego możliwości i kompetencje wchodzących w skład pracowników. Dobry menager, czy kierownik, potrafi zmotywować zespół do wytężonej pracy, bez używania narzędzi, które w dłuższym okresie, psują atmosferę w zespole, czy budują niepotrzebny stres u pracowników. W jaki sposób należy zwiększyć efektywność swojego zespołu, aby jednocześnie pozostać dobrym menagerem?
Klarowne cele
Aby zespół działał efektywnie, musi znać cel, który długoterminowo należy osiągnąć. Może być to zwiększenie wyników sprzedaży, wygenerowanie określonych raportów, albo zamknięcie okresu rozliczeniowego w odpowiednim terminie. Co jest ważne, cele muszą być realne do osiągnięcia. Nie można wyznaczyć nieosiągalnych rezultatów, gdyż zamiast zbudować motywację do pracy, spowodują one jedynie frustrację i dodatkowy stres, który długoterminowo negatywnie wpłynie na jego osiągnięcie. Warto też rozbić główny cel na kilka pomniejszych osiągnięć i podzielić główny rezultat na poszczególne etapy. Przykładowo, naszym głównym celem może być uzyskanie 1000 sprzedanych produktów. Warto więc zacząć od początku- przygotuj odpowiednie szkolenie sprzedażowe, gdzie twój zespół zapozna się dokładnie z produktem oraz potencjalną grupą klientów, a także nauczy się skutecznych metod sprzedażowych. Następnym celem mogłoby być zdobycie określonej liczby potencjalnych leadów ich, weryfikacja, a w końcowych etapach- prezentacja produktów, negocjacje i finalizacja kontraktu.
Rozwiń kompetencje zespołu
Twój zespół powinien być wyposażony w różnorakie umiejętności, które pomogą Ci w realizacji założonego celu. Możesz już na etapie dobierania osób do poszczególnych zadań, rozdzielić ich według kompetencji. Co jednak w przypadku, gdy brakuje Ci osoby, która miałaby tę jedną kluczową kompetencję? Podążając za przykładem sprzedaży- warto rozważyć szczegółowe szkolenie sprzedażowe, przygotowane przez firmę zewnętrzną lub, jeśli twoja spółka takimi dysponuje, na podstawie materiałów wewnętrznych. Ważnym jest, aby szkolenie to pokrywało się z twoimi oczekiwaniami co do przyszłej pracy osoby, która zostanie wysłana na to szkolenie.
Komunikacja i podział zadań
Wielu menagerów, czy kierowników, wychodzi z założenia, że nie warto dzielić się z zespołem pełnym obrazem, który wiąże się z realizacją celu, gdyż to ich zadaniem jest koordynowanie prac. Jednak bez pełnej komunikacji i uświadomienia pełniejszego obrazu swoim podwładnym, w zespole mogą pojawić się frustracje oraz pytania „a po co to robimy?”. Jeśli nie możesz podzielić się pełnym obrazem, spróbuj zarysować sytuację na tyle, aby twój zespół był w stanie prawidłowo wykonywać zadania. Brak jasnej, konkretnej komunikacji, będzie znaczną przeszkodą w realizacji celu, a co więcej, obniży morale zespołu, który nie będzie wiedział po co realizuje zadania.
Jeśli o zadaniach mowa, zadbaj o to, aby poszczególne zadania były przypisane do właściwych kompetencjami osób. Dla osoby, która ukończyła szkolenie sprzedażowe, dopasuj etap zadania, polegający na zdobyciu klientów, a dla osoby, która ma rozległą znajomość księgowości czy procesów- etapy związane z wystawieniem faktur, zdobywaniem kredytu dla Klienta, czy innych sposobach finansowania. Nie deleguj zadań do osób, które nie mają kompetencji właściwych dla jego wykonania, bo jedynie utrudni to pracę zespołu i może spowodować konflikty w zespole, gdy zadanie nie zostanie wykonane prawidłowo. Pamiętaj również o dobrym planowaniu zadań, tak aby osiągnięcie rezultatu było płynne, a każdy z członków zespołu, wiedział co ma obecnie robić.
Motywacja
Najważniejszym aspektem zwiększania efektywności swojego zespołu jest odpowiednia jego motywacja. Realizacja celu, czy jego poszczególnych etapów, powinna wiązać się z notyfikacją dla zespołu lub osób, które poszczególny etap zrealizowały. Chwal dobrze wykonane zadania poszczególnych pracowników- choćby symbolicznie pogratuluj ukończenia kursu sprzedaży, czy zrealizowania określonych terminów. Nagradzaj osiągnięcia, choćby pochwałą na spotkaniu, a finalnie, jeśli masz taką możliwość, uhonoruj swój zespół wyjściem integracyjnym, czy premią. Daj jemu przestrzeń do zresetowania się po ciężkiej pracy, nim przydzielisz ich do kolejnych dużych projektów. Żaden człowiek nie jest w stanie dawać z siebie nieustannie 110%, więc chwila luźniejszych zadań, czy integracji w godzinach pracy, choćby w formie wspólnego lunchu, korzystnie wpłynie na motywację zespołu.
Wykorzystaj technologię
W zarządzaniu nad projektem wykorzystaj nowoczesne technologie. Istnieje mnóstwo programów, które są dedykowane zarządzaniu projektami. W większości z nich możesz wprowadzić zadania główne oraz podzadania, a także przypiąć do nich odpowiedzialne za ich realizację osoby. Komunikację ułatwią aplikacje typu Teams. Dzięki zastosowaniu najnowszej technologii będziesz mógł łatwiej monitorować postęp prac i zmieniać go pod aktualne potrzeby. Nie krępuj się zmieniać kolejności zadań, gdy napotkasz przeszkody w ich realizacji.
Efektywność zespołu to ciągły proces
Powyżej przedstawione metody są jedynie wyjściem do twojego rozwoju jako menagera, czy kierownika. Wykorzystaj je w swojej codziennej pracy, którym jest zarządzanie zespołem. Pamiętaj jaką wartość niosą za sobą odpowiednio zmotywowani do pracy podwładni. Wsłuchaj się również w ich potrzeby, czy to rozwoju umiejętności przez np. przez udział w szkoleniach sprzedażowych, czy w potrzebę oddechu od codziennych obowiązków przez wspólny lunch z pizzą. Bądź otwarty na ludzi i dostosuj powyżej wskazane metody do potrzeb swoich i swojego zespołu. Bądź dobrym leaderem dla swoich ludzi.
