Jednym z obowiązków ciążących na przedsiębiorcach jest odpowiednie składowanie dokumentacji firmowej. Terminy przechowywania dokumentów określone są przepisami, których przedsiębiorstwo powinno bezwzględnie dochować. Jak wygląda kwestia przechowywania faktur VAT? Ile czasu po wystawieniu dokumentów sprzedażowych należy przechowywać je w firmie?
Terminy przechowywania faktur VAT
Faktury VAT należą do dokumentów sprzedażowych, które potwierdzają dokonanie transakcji pomiędzy podmiotami. Na ich postawie ustalana jest także wysokość podatku odprowadzanego do Urzędu Skarbowego, w związku z czym ustawa o rachunkowości kwalifikuje je do dokumentów podatkowych. Zgodnie z przepisami przechowywanie faktur VAT powinno mieć miejsce przez okres 5 lat – czas ten liczony jest od zakończenia roku kalendarzowego, w którym powinna nastąpić płatność podatku. Przedsiębiorcy mają obowiązek gromadzenia zarówno oryginałów, jak i kopii posiadanych faktur VAT. Po wystawieniu dokumentów nie należy więc się ich pozbywać, a zarchiwizować i przechowywać w dokumentacji firmowej przez 5 lat.
W jaki sposób przechowywać faktury VAT?
Równie ważnym elementem prowadzenia dokumentacji firmy jest właściwe przechowywanie faktur VAT. Ułatwia to nadzorowanie działalności przedsiębiorstwa nie tylko osobom zarządzającym, ale także urzędnikom przeprowadzającym kontrole zewnętrzne. Formularze dotyczące sprzedaży powinny być ułożone w sposób chronologiczny, tak by na wierzchu teczki lub segregatora znajdowała się faktura z najświeższą datą. Jeżeli firma posiada wiele dokumentów sprzedażowych, te powinny być trzymane w osobnych, odpowiednio opisanych teczkach za każdy miesiąc. Oprócz standardowych faktur VAT w dokumentacji firmy należy przechowywać faktury pro formy, czy faktury korygujące.
Konsekwencje złego przechowywania dokumentów
Przechowywanie faktur VAT jest o tyle ważne, że w bezpośredni sposób wiąże się z możliwością nałożenia kar ze strony Urzędu Skarbowego. Odpowiedzialność karnoskarbowa grozi tym przedsiębiorcom, którzy w nieprawidłowy sposób składują dokumenty związane z prowadzeniem swojej działalności gospodarczej. W przypadku ujawnionych braków w fakturach sprzedaży lub zakupu grzywna może sięgać 180 stawek dziennych. Kara grzywny ze strony nadzoru podatkowego dotyczy także przedsiębiorców, którzy utrudniają przeprowadzenie kontroli, nie okazują dokumentacji firmowej, bądź celową ją niszczą. Należy zatem pamiętać o odpowiedzialności ciążącej na przedsiębiorcy w kwestii prawidłowego przechowywania dokumentów.
Przedsiębiorcy mają obowiązek przechowywania faktur VAT przez okres 5 lat, liczonych od końca roku kalendarzowego, na który przypadała płatność. Niedopełnienie przykazu wiązać się będzie z konsekwencjami karnoskarbowymi, które przybierają postać grzywny. Należy więc pamiętać o zachowaniu dokumentów sprzedaży na wypadek kontroli ze strony uprawnionych do tego instytucji.
