Pracodawca ma dwa główne obowiązki związane z przechowywaniem dokumentów. Pierwszy polega na zapewnieniu im bezpieczeństwa, drugi natomiast dotyczy okresów przechowywania, określonych ustawowo. Przedsiębiorca musi trzymać się sztywno narzuconych terminów. W przypadku zabezpieczeń przechowywanych dokumentów ma jednak pewną dowolność.
Jak przedsiębiorca powinien zadbać o bezpieczeństwo dokumentów firmowych?
- Ogólne rozporządzenie o danych osobowych
Formułując procedury bezpieczeństwa w przedsiębiorstwie, warto wziąć pod uwagę zasady ochrony danych osobowych, jakie określa RODO. W świetle ogólnego rozporządzenia o ochronie danych, które weszło w życie 25 maja 2018 roku, przechowywanie dokumentów uznawane jest za ich przetwarzanie. Oznacza to, że administrator, czyli przedsiębiorca, musi zadbać o to, żeby do akt nie miały dostępu osoby nieupoważnione, które prze tworzyłyby dane na własny użytek lub dokonałyby jakichkolwiek zmian w aktach firmowych. RODO nie określa, w jakie dokładnie zabezpieczenia powinien zainwestować przedsiębiorca. Konieczna jest więc indywidualna analiza ryzyka. Polega ona na tym, żeby precyzyjnie przeanalizować procesy, które mają miejsce w firmie i rozważyć je pod kątem bezpieczeństwa. Celem analizy ryzyka jest wykrycie najsłabszych punktów, czyli momentów, w których dane osobowe są najmocniej narażone na ujawnienie. Następnie wdrożyć należy rozwiązania, które są dokładną odpowiedzią na te konkretne potrzeby. W praktyce przestrzeganie zasad RODO polega m.in. na tym, że firmę wyposaża się w odpowiednie meble lub/oraz wydziela się pomieszczenia, do których dostępu nie mają nieuprawnione osoby.
- Dobre praktyki dotyczące przechowywania dokumentów
Kluczowe dla wzmocnienia bezpieczeństwa w firmie są dobre praktyki, polegające np. na tym, że nie zostawia się kluczy w zamkach lub nie pozostawia się klientów/interesantów samych w pomieszczeniu. Za dobrą praktykę uznaje się też np. politykę czystego biurka. Polega ona na tym, że jeśli pracownik planuje na dłużej opuścić miejsce pracy lub po prostu kończy swoją zmianę, powinien dokumentację ze swojego biurka umieścić w bezpiecznym miejscu. Jakiekolwiek dokumenty zawierające dane osobowe (w formie papierowej lub elektronicznej) powinny zostać więc zabrane z blatu stołu i przełożone np. do szafki lub do szuflady. Właściwe przechowywanie dokumentów w firmie obejmuje również szerzej zakrojoną troskę o to, gdzie zostawiamy używaną dokumentację. Należy więc dbać o to, aby po skanowaniu lub drukowaniu, nie zostawiać jej w okolicach urządzenia. To sprzyja sytuacjom, w których do dokumentacji mają wgląd osoby trzecie. Tutaj trzeba wspomnieć również o ekipach sprzątających, które nierzadko pracują po godzinach funkcjonowania firmy. Podczas porządków takie osoby mogą bowiem mimochodem dowiedzieć się informacji, których administrator danych powinien strzec.
Jak długo przechowywać dokumentację?
Jeśli chodzi o terminy przechowywania dokumentów, to wszystko zależy od rodzaju akt. Przedsiębiorca nie może bowiem zbyt szybko zutylizować ani przechowywać ich zbyt długo. Działać za to powinien w ramach określonych terminów. Te z kolei się zmieniają, wraz z wprowadzaniem nowelizacji i kolejnych rozporządzeń. Aktualizowanie tego typu wiedzy to obowiązek przedsiębiorcy. Zdarza się bowiem, że takie zmiany prawne całkowicie przearanżowują dotychczasowe praktyki dotyczące przechowywania dokumentów. Najbardziej jaskrawym przykładem takich zmian jest zmiana okresu przechowywania akt pracowniczych. Przed styczniem 2019 pracodawca mógł bowiem przechowywać takie akta przez okres pięćdziesięciu lat, liczony od momentu zakończenia współpracy z zatrudnioną osobą. Aktualnie zasada ta dotyczy tylko osób zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku. Dokumentację pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 obejmuje 10-letni okres przechowywania, a tych zatrudnionych między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r. może obowiązywać dłuższy lub krótszy termin (przedsiębiorca może ubiegać się o skrócenie okresu, o ile przedstawi odpowiednie zaświadczenia). Ten przykład doskonale pokazuje, jak bardzo zniuansowane są terminy przechowywania dokumentów. Przedsiębiorca musi doskonale orientować się w zasadach dotyczących nie tylko akt pracowniczych, ale też dokumentacji podatkowej, ZUS i innej.
Gdzie przechowywać dokumenty firmowe?
To przedsiębiorca decyduje, czy swoje akta będzie przechowywał w firmie, czy w zewnętrznej placówce. Zanim podejmie taką decyzję, powinien jednak wziąć pod uwagę wcześniej wspomnianą analizę ryzyka. Warto rozważyć też, czy samodzielne wyposażenie firmy w zabezpieczającą infrastrukturę jest opłacalne. Skorzystanie z usług Ekoakty i innych profesjonalnych firm oferujących przechowywanie dokumentów może być po prostu tańsze. Przed podjęciem ostatecznej decyzji dobrze jest również rozważyć kwestię czynszu. Mowa o konieczności opłaty za dodatkowe przestrzenie biurowe, które pozwolą na bezpieczne i wygodne przechowywanie dokumentów. W tym przypadku zewnętrzne archiwa również mogą okazać się korzystniejszą alternatywą.
