Podpis elektroniczny jest narzędziem usprawniającym pracę w organizacji. Umożliwia zawieranie transakcji na odległość i podpisywanie umów z każdego miejsca. Rozwiązanie przynosi przedsiębiorstwom wymierne korzyści, takie jak oszczędność czasu czy zminimalizowanie kosztów. Sygnowanie i potwierdzanie dokumentów zdalnie, jedynie z użyciem urządzenia mobilnego, prowadzi do eliminacji nadmiaru pism w wersji papierowej. Dlaczego jeszcze warto korzystać z podpisu elektronicznego?
Podpis elektroniczny, inaczej nazywany e-podpisem, jest nowoczesnym rozwiązaniem coraz częściej stosowanym przez przedsiębiorców. Nadrzędnym celem, jaki przyświeca użytkownikom, jest optymalizacja wszelkich działań, których nieodzownym elementem stało się sygnowanie dokumentów. W biznesie znaczenie ma szybkość podejmowanych decyzji i sprawne przesyłanie zaakceptowanych umów oraz innych pism pomiędzy stronami. Sposób weryfikacji tożsamości, jakim jest elektroniczny podpis, gwarantuje bezpieczeństwo i zapewnia wygodę użytkownikowi.
Sprawna realizacja transakcji
Podpis elektroniczny to spore udogodnienie dla przedsiębiorców, którzy mogą sygnować kontrakty, będąc w podróży, poza biurem. Dokumenty nie muszą czekać, być przesyłane czy podawane z rąk do rąk — proces przekazywania przebiega szybko i sprawnie, a wymagane pisma trafiają błyskawicznie do odpowiednich osób. Taki sposób finalizowania transakcji gwarantuje zadowolenie i satysfakcję klienta. Jednocześnie używanie e-podpisu pomaga oszczędzać czas, przez co znacznie zwiększa efektywność pracowników, którzy nie muszą zajmować się dostarczaniem oraz czekaniem na poświadczenie przez uprawnione osoby i nadawaniem dokumentów na poczcie.
Nowoczesne systemy informatyczne umożliwiają złożenie podpisu elektronicznego na tym samym dokumencie przez kilka osób. Pisma mogą być przesyłane w formacie PDF, a gotowe i zatwierdzone trafiają do archiwum. Dużym ułatwieniem jest możliwość gromadzenia ważnych danych w bezpiecznym i zawsze dostępnym miejscu.
Smartfon, tablet czy komputer?
Dokumenty można podpisywać na dowolnym urządzeniu mobilnym — najczęściej jest to komputer lub smartfon. Wystarczy kilka prostych czynności, by doprowadzić do końca rozpoczętą transakcję. Jak dokonać uwierzytelnienia? Istnieje kilka możliwości — poprzez SMS, konto firmowe, bankowe lub wykonując przelew. Inną opcją jest wykorzystanie tabletu z warstwą biometryczną. Warto pamiętać, że każdy z wymienionych sposobów jest zgodny z prawem, bezpieczny i wygodny.
Podpis elektroniczny wykorzystują firmy działające w różnych branżach — wystarczy dostęp do internetu i wybrane urządzenie. Warto pamiętać, że jest to działanie pozwalające udoskonalić procesy zachodzące w przedsiębiorstwie, oszczędzić czas i koszty, a także zwiększyć efektywność pracowników. Korzyści płynące z wdrożenia e-podpisu odnoszą obie strony — firma oraz klienci i kontrahenci.
