Zapotrzebowanie na profesjonalną księgowość nieustannie rośnie w przedsiębiorstwach, którym zależy na efektywnym rozwoju. Podmioty zainteresowane takimi usługami muszą jednak wziąć pod uwagę wiele czynników, zanim zdecydują się na skorzystanie z oferty konkretnego biura rachunkowego. Przed podpisaniem umowy należy przede wszystkim dokładnie zweryfikować aspekty, które najmocniej wpływają na bezpieczeństwo i skuteczność takiej współpracy.
Kwalifikacje specjalistów
Obecnie biuro księgowe może tak naprawdę założyć każdy, kto dysponuje pełną zdolnością do czynności prawnych oraz ubezpieczeniem od odpowiedzialności cywilnej. Wymogiem jest też brak prawomocnego wyroku za przestępstwa przeciwko mieniu, wiarygodności dokumentów, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi oraz obrotowi gospodarczemu, a także przestępstwa skarbowe i wymienione w 9 rozdziale Ustawy o rachunkowości. W praktyce do prowadzenia takiego biura nie są potrzebne również żadne konkretne kwalifikacje. Aby zatem mieć pewność co do umiejętności pracowników, warto zweryfikować ich wykształcenie, odbyte szkolenia czy przyznane tytuły. Najlepsi specjaliści w branży należą do krajowych izb i rejestrów, co również warto poddać ocenie.
Bezpieczeństwo współpracy
Biura rachunkowe mają obowiązek zawarcia umowy odpowiedzialności cywilnej, która dotyczy potencjalnych szkód związanych z prowadzoną działalnością. Obecnie minimalna suma gwarancyjna obowiązkowego OC jest ściśle ustalona. Warto jednak przyjrzeć się ubezpieczeniu nadwyżkowej sumy gwarancyjnej czy ubezpieczenia dobrowolnego, które obejmie usługi księgowe w zakresie obsługi kadrowo-placowej czy doradztwa podatkowego. Należy też zweryfikować, jak w danym biurze odbywa się proces przetwarzania danych osobowych. Kluczowe znaczenie ma odpowiednie zabezpieczenie informacji poprzez obowiązujące procedury RODO. Na bezpieczeństwo współpracy wpływa również specyfika obiegu dokumentów oraz to, kto ma do nich dostęp. Obecnie nie ma obowiązku archiwizowania papierowej dokumentacji. Obieg dokumentów w większości biur odbywa się drogą elektroniczną, co znacząco przyczynia się do oszczędności czasu i poprawy ochrony danych.
Kompleksowa oferta
Biuro rachunkowe powinno świadczyć kompleksowe usługi księgowe. Warto zapoznać się ze wszystkimi szczegółami oferty, a także zbadać możliwość jej dostosowania do specyfiki prowadzonej działalności. Innych procedur mogą bowiem wymagać firmy jednoosobowe, a jeszcze innych spółki. Biuro powinno zapewniać wsparcie również przy dodatkowych zadaniach, takich jak chociażby wyrobienie podpisu elektronicznego czy otwarcie konta bankowego. Nie bez znaczenia pozostaje ścisła współpraca specjalistów z innymi podmiotami, do których należą m.in. doradcy podatkowi czy kancelarie prawne. Praktycznym rozwiązaniem jest ponadto jasny podział na księgowość pełną lub uproszczoną, który w dużej mierze podnosi elastyczność współpracy z biurem rachunkowym.
Nowoczesna obsługa
Przy wyborze biura warto zwrócić uwagę na poziom informatyzacji, który w dużej mierze wpływa na możliwość świadczenia usług zdalnie. Oferta jest wówczas dostępna dla każdego podmiotu, niezależnie od faktycznego miejsca prowadzenia działalności. Internet to obecnie główne medium komunikacji, które znacząco ułatwia współpracę z biurem oraz przyczynia się do znacznych oszczędności finansowych. Nie bez znaczenia pozostają korzyści wynikające z braku konieczności prowadzenia wewnętrznego działu księgowości. Kompleksową ofertę w takiej formie przygotowało renomowane biuro rachunkowe w Warszawie, czyli Acasta. Jego eksperci mogą zapewnić pełną obsługę księgową, ponieważ zajmują się m.in. sporządzaniem sprawozdań finansowych, prowadzeniem ewidencji VAT, prowadzeniem ewidencji środków trwałych, przygotowywaniem deklaracji ZUS i VAT czy też samym rozliczaniem podatków. Siedzibą biura jest Ursynów, jednak Warszawa to nie jedyne obsługiwane miasto. Z uwagi na nowoczesną obsługę zdalną, wszystkie usługi dostępne są 24 godziny na dobę i przez 7 dni w tygodniu.
