Prowadzenie własnej działalności to całe mnóstwo obowiązków oraz ogromna odpowiedzialność za prosperowanie firmy, jak również za zatrudnianych pracowników, co ma ścisły związek z prowadzeniem odpowiedniej dokumentacji. Bez względu na to, czy mamy do czynienia z mikro firmą, czy też w naszym władaniu jest duże przedsiębiorstwo, to musi istnieć dział kadr, opierający swoje działania na ścisłych przepisach prawnych. Narzędziem, które umożliwia sprawdzenie czy wszystko funkcjonuje prawidłowo jest audyt kadrowo–płacowy. Kiedy warto go przeprowadzić?
Rutynowa kontrola kadr
Aby zdecydować się na zlecenie wykonania audytu kadrowo-płacowego, nie warto czekać do momentu, aż coś nas zaniepokoi lub co gorsza, zostaną wykryte nieprawidłowości przez ZUS bądź PIP. Audyt kadrowo–płacowy możemy przeprowadzać regularnie, w określonych odstępach czasowych, żeby upewnić się, że dokumentacja prowadzona jest rzetelnie, a wynagrodzenia i składki odprowadzane są w należyty sposób. Podczas takich rutynowych kontroli możemy szybko wychwycić obszary, które wymagają korekty, co umożliwi sprawne naprawienie błędów i nie powielanie ich przez dłuższy czas… Zewnętrzna firma, której powierzone zostaje zadanie przeprowadzenia audytu nie tylko sprowadza dokumentację kadrowo–płacową, ale również prowadzi rozmowy z pracownikami działu, wskazując błędu i ucząc działań naprawczych.
Audyt jednorazowy po wykryciu nieprawidłowości
Poza regularnymi audytami, można też zdecydować się na jednorazową kontrolę, która będzie wynikiem tego, że jesteśmy świadomi niedociągnięć i chcemy sprawdzić, czy nieprawidłowości nie wykraczają na większą skalę. Warto podkreślić, że kontroli nie musi podlegać cała dokumentacja kadrowo. Przedsiębiorca może sobie bowiem zażyczyć, aby zweryfikowana została jedynie ich określona część. A jeśli nie chcemy stresować się formalnościami związanymi ze sprawami kadrowymi, wówczas możemy zdecydować się na HR Outsourcing, co oznacza powierzenie tych zadań profesjonalnej firmie zewnętrznej.
Audyt to nie tylko sposób na wychwycenie błędów, ale również zoptymalizowanie procedur oraz wdrożenie nowszych, lepszych rozwiązań. Dzięki temu zyskujemy spokój, bezpieczeństwo i pewność, że wszystko prowadzone jest rzetelnie, z uwzględnieniem wszystkich obowiązujących przepisów. Dlatego warto przeprowadzać go cykliczne, a nie tylko wtedy, gdy coś budzi nasze obawy.
