Digitalizacja dokumentów elektronicznych i akt wszelkiego rodzaju to jedno z wielu ułatwień w prowadzeniu firmy lub instytucji, które oferują nowe, ciągle rozwijające się technologie. Warto jednak pamiętać, że mimo niezaprzeczalnej oszczędności czasu i środków finansowych oraz udogodnień logistycznych (nie wspominając o zbawiennym wpływie na środowisko) oferowanych przez to rozwiązanie, dokumenty w formie elektronicznej muszą być odpowiednio archiwizowane – podobnie jak ich odpowiedniki w wersji fizycznej. Wymaga tego nie tylko prawo, ale również bezpieczeństwo wewnętrzne firmy. Jak archiwizować dokumenty elektroniczne, aby cieszyć się z korzyści i jednocześnie nie drżeć o ewentualne konsekwencje uchybień?
Archiwizacja dokumentów elektronicznych – o czym należy pamiętać?
Aktualne prawodawstwo w Polsce i Europie zmierza w kierunku pełnej digitalizacji dokumentów firm, instytucji i urzędów. Już w tej chwili przedsiębiorcy mogą przechowywać w tej formie umowy, faktury, rachunki, czy dokumenty kadrowe (od stycznia bieżącego roku), co w znacznym stopniu ułatwia codzienne funkcjonowanie biznesu. Aby jednak móc w pełni wykorzystywać potencjał archiwizacji dokumentów elektronicznych, należy przeprowadzić ją we właściwy sposób z perspektywy prawnej, jak i technicznej.
Wymogi prawne związane z archiwizacją dokumentów elektronicznych
Aktami prawnymi regulującymi kwestie digitalizacji i archiwizacji dokumentów – w tym tych, które zawierają dane osobowe – są przede wszystkim:
- Ustawa o rachunkowości
- Ustawa o podatku od towarów i usług
- RODO
Aby sprostać wymaganiom postawionym przez prawo, dokumenty w formie elektronicznej muszą być przechowywane w wersji oryginalnej, zgodnie ze sposobem prowadzenia ksiąg oraz z odpowiednim oznaczeniem zbiorów i dokumentów (rodzaj, symbol końcowych lat, numer w zbiorze). Oprócz tego, archiwum musi być podzielone na okresy sprawozdawcze i umożliwiać bezproblemowe, szybkie dotarcie do konkretnych dokumentów, co jest pożądane również z perspektywy obiegu dokumentów w firmie.
Przedstawione wyżej wymagania prawne nie odbiegają więc od tych, które stosowane są w stosunku do dokumentacji fizycznej. Różnica uwidacznia się dopiero w momencie, gdy chcemy realizację tych przepisów wcielić w życie.
Jak przeprowadzić proces archiwizacji dokumentów elektronicznych w swojej firmie?
Przygotowując się do archiwizacji dokumentów elektronicznych należy przede wszystkim zadbać o ich odpowiednie skatalogowanie i zabezpieczenie. Zarówno w jednym, jak i drugim wypadku, proces ten będzie przebiegał zgoła inaczej, niż w przypadku fizycznych archiwów, ze względu na swój cyfrowy charakter.
Niezależnie, czy dokumenty elektroniczne funkcjonują “w chmurze”, czy na nośnikach fizycznych (np. płytach CD, DVD lub dyskach HDD, SSD), należy odpowiednio je uporządkować – czy to w ramach systemu, czy archiwum. Wymaga to zaplecza sprzętowego, wprowadzenia odpowiednich procedur archiwizacyjnych i przeszkolonej w tym względzie kadry.
Alternatywą jest zlecenie zadania archiwizacji dokumentów elektronicznych wyspecjalizowanej w tej materii firmie zewnętrznej, takiej jak np. Rhenus-Data. Rozwiązanie to może okazać się solidną oszczędnością czasu i pieniędzy, ponieważ wyeliminuje koszty szkoleń, zatrudnienia nowych pracowników, czy zakupu kosztownego sprzętu.
Bezpieczeństwo przede wszystkim
Archiwizując dokumenty elektroniczne należy również zadbać o ich bezpieczeństwo. Nośniki danych powinny być przechowywane w stałej temperaturze i wilgotności, w pomieszczeniach odpornych na pożary. Decydując się z kolei na przechowywanie akt na serwerach zewnętrznych, wymagane są odpowiednie zabezpieczenia uniemożliwiające ich wyciek i przedostanie się w niepowołane ręce, zainfekowanie lub usunięcie. Istotny jest również cykliczny back-up danych, co pozwoli na ich odtworzenie w konsekwencji niepożądanego wypadku.
Słowem podsumowania, archiwizacja dokumentów elektronicznych może być dla przedsiębiorcy poważnym ułatwieniem w funkcjonowaniu firmy i oszczędnością, ale przeprowadzona w sposób nieodpowiedni może narazić go na konsekwencje prawne lub zagrozić ciągłości funkcjonowania biznesu. Archiwizacji można dokonać samodzielnie, lub we wsparciu firmy zewnętrznej, która zajmie się wszystkimi, niezbędnymi czynnościami i procedurami gwarantującymi zgodne z prawem i bezpieczne zarchiwizowanie dokumentów elektronicznych przedsiębiorstwa.
