Zamówienia publiczne to strategiczna forma udziału sektora publicznego w systemie gospodarczym. Są one podporządkowane sztywnym przepisom – zarówno zamawiający oraz wykonawca muszą działać w określony sposób i spełniać wymagania uregulowane przepisami prawa. Od 1 stycznia 2021 r. nie zmieniły się tzw. progi unijne oraz kurs euro, według którego oblicza się kwotę zamówienia ze złotówek na euro. Wynoszą one tak jak dotychczas: 139.000/214.000 euro dla dostaw bądź usług. Inna jest natomiast forma, w jakiej te wartości zostaną ogłoszone. Rynek podzielony jest na trzy rodzaje zamówień: roboty budowlane, usługi oraz dostawy.
Tryby dla zamówień progów unijnych
Prawo Zamówień Publicznych wyselekcjonowało takie oto tryby udzielania zamówień:
- przetarg nieograniczony – odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu oferty mogą składać wszyscy zainteresowani wykonawcy
- przetarg ograniczony – odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu, wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu mogą składać wszyscy zainteresowani wykonawcy, a oferty mogą składać wyłącznie wykonawcy zaproszeni do składania ofert. Często takie postępowanie poprzedzone jest mailem z prośbą o oszacowanie ceny.
- negocjacje z ogłoszeniem – odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu mogą składać wszyscy zainteresowani wykonawcy. Zamawiający zaprasza ich do składania ofert wstępnych, następnie prowadzi negocjacje w celu ulepszenia ich treści. Po zakończeniu zaprasza wykonawców do składania ofert ostatecznych.
- dialog konkurencyjny – odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu mogą składać wszyscy zainteresowani wykonawcy. Zamawiający prowadzi z nimi dialog w zakresie proponowanych przez nich rozwiązań. Po zakończeniu tej części, zaprasza wykonawców do składania ofert.
- partnerstwo innowacyjne – celem tego rodzaju postępowania jest opracowanie innowacyjnego produktu, usługi lub robót budowlanych. Wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu mogą składać wszyscy zainteresowani wykonawcy. Zamawiający zaprasza do składania ofert wstępnych, podczas prowadzenia negocjacji w celu ulepszenia ich treści, a także ofert składanych na etapie negocjacji. Zamawiający dokonuje zakupu dostaw, usług lub robót budowlanych odpowiadających poziomowi wydajności i maksymalnym kosztom uzgodnionym między zamawiającym a wykonawcą.
- negocjacje bez ogłoszenia – zamawiający negocjuje warunki umowy w sprawie zamówienia publicznego z wybranymi przez siebie wykonawcami, a następnie zaprasza ich do składania ofert
- zamówienie z wolnej ręki – zamawiający udziela zamówienia po negocjacjach tylko z jednym wykonawcą.
Główne zasady udzielania zamówień publicznych
- Uczciwa konkurencja – postępowanie musi zostać przeprowadzone w sposób zgodny z prawem,
- Równość – zamawiający nie może faworyzować ani piętnować żadnego z podmiotów przystępujących do postępowania o udzielenie zamówienia na usługę porządkową
- Bezstronność i apolityczność – zakazuje się wzięcia udziału w przetargu osobom powiązanym z zamawiającym
- Efektywność – jest to wybór oferty najkorzystniejszej dla zamawiającego. Oferta winna zawierać wszystkie składowe (koszt zatrudnienia pracowników, środków chemicznych i materiałów pomocniczych, koszt artykułów higienicznych, środków dezynfekcyjnych, koszt eksploatacji maszyn itd.)
- Jawność – wszystkie informacje i dokumenty z postępowania powinny być dostępne dla wszystkich, chyba że są chronione ustawą
- Czytelność – wymaga się, aby postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego zawierało jasne reguły i aby istniały środki do weryfikacji prawidłowości ich stosowania oraz wcześniej ustalone kryteria
- Język postępowania – postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzi się w języku polskim. Zastrzeżeniem są wyjątki przewidziane w ustawie
Na co zwracamy uwagę startując w przetargu publicznym na usługę porządkową?
Najważniejszą czynnością przy przystąpieniu do przetargu publicznego jest zapoznanie się z SIWZ (Specyfikacją Istotnych Warunków Zamówienia). W tym dokumencie zawarte są wszystkie kryteria warunków zamówienia. Dostępne tam informacje dotyczą:
- Daty i godziny złożenia oferty
- Daty i godziny otwarcia kopert
- Terminu realizacji zamówienia
- Czy zamówienie podzielone jest na części (czy należy złożyć ofertę na wszystkie części, czy na poszczególne, którymi jesteśmy najbardziej zainteresowani)
- Czy zamówienie wynosi poniżej 130 000,00 zł, czy powyżej
- Wniesienia wadium
- Czy wymagane jest zabezpieczenie należytego wykonania usługi. Z reguły jest to od 5% – 10% wartości całkowitej brutto umowy
- Posiadania aktualnych dokumentów Krajowego Rejestru Karnego, Urzędu Skarbowego, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych
- Posiadania polisy ubezpieczeniowej OC w odpowiedniej wysokości
- Wymagań zamawiającego co do zatrudnienia pracowników na umowę o pracę
- Kierownika, który będzie dostępny w określonych godzinach dla zamawiającego
- Kar umownych, np.:
- 2% miesięcznego wynagrodzenia brutto za każdorazowo stwierdzony przypadek niewykonania lub nienależytego wykonania i/lub za każdy dzień zwłoki w prawidłowym wykonaniu usług,
- 5% wynagrodzenia miesięcznego brutto w przypadku rozwiązania umowy na świadczenie usług porządkowych bez wypowiedzenia, jeżeli dojdzie do niewykonania lub nienależytego wykonania usług przez wykonawcę i przekroczy 5 dni,
- 1% wynagrodzenia miesięcznego brutto za brak możliwości kontaktu telefonicznego z koordynatorem, jeżeli taka sytuacja miała miejsce co najmniej trzykrotnie w trakcie jednego cyklu rozliczeniowego – miesiąca.
- Spełnienia kryteriów oceny (dla zamawiającego najważniejsza może być cena np. cena 100%; cena 60% oraz zatrudnienie osób bezrobotnych 40% itp.)
- Jaki % osób z niepełnosprawnościami wymaga klient
- Wykazania (referencji), że w okresie np. ostatnich trzech lat firma należycie wykonała usługę sprzątania np. terenów na zewnątrz budynków minimum 25.000 m²; powierzchni wewnętrznej budynków o minimum 13.000 m²; terenów zielonych o minimum 35.000 m² powierzchni itp.
- Czy zamawiający będzie odliczał PFRON od usługi
- Czy wymagane są certyfikaty ISO
Najważniejsze informacje ułatwiające przystąpienie do przetargu
- Sprawdzenie czy zamawiający ogłosił plan zamówień na dany rok – możemy wówczas sprawdzić wartość, którą przewidział zamawiający na realizację zamówienia usługi porządkowej
- Weryfikacja postępowania z lat poprzednich – uzyskamy w ten sposób informacje o wyłonionym zwycięzcy oraz kwocie.
- Przygotowanie dokumentów z US, ZUS – pamiętajmy, że są one ważne 3 miesiące oraz z KRK – ważne 6 miesięcy od wystawienia
- Upewnienie się o posiadanej polisie OC w wymaganej wysokości
- Przygotowanie referencji, które wykażą, że wykonywaliśmy lub wykonujemy usługę porządkową określoną wymaganiami zamawiającego.
Warto korzystać z usług monitoringu przetargów. Wówczas jesteśmy informowani na bieżąco o ogłoszonych postępowaniach i szybkiej weryfikacji, a także czy spełniamy wymagania.
Jeżeli nasza kalkulacja oferty została wyliczona w sposób rzetelny, lecz znacznie odbiega od kwoty, jaką przewidział zamawiający na realizację zamówienia usługi porządkowej, musimy być przygotowani na przedstawienie wyjaśnienia względem rażąco niskiej ceny. Jeżeli udowodnimy, że wszystkie uwzględnione wyliczenia są zgodne ze stanem faktycznym, nie należy się obawiać, że nasza oferta zostanie odrzucona przez zamawiającego.
