Elektroniczne systemy archiwizacji dokumentów zrewolucjonizowały sposób przechowywania danych. Umożliwiły nam przechowywanie i pobieranie informacji w znacznie bardziej wydajny sposób niż jakikolwiek inny wcześniejszy system.
System elektronicznego archiwum dokumentów służy do przechowywania i wyszukiwania informacji w znacznie bardziej efektywny sposób niż jakikolwiek inny system. Systemy te umożliwiły ludziom przechowywanie i pobieranie informacji za naciśnięciem jednego przycisku, bez obaw o zagubienie lub zgubienie fizycznych dokumentów. Służą nie tylko do przechowywania i wyszukiwania danych; mogą być również wykorzystywane do współpracy, archiwizacji, a nawet jako alternatywa dla wysyłania wrażliwych danych pocztą elektroniczną. W rzeczywistości wiele firm używa obecnie tych systemów jako podstawowego środka komunikacji wewnętrznej.
Czym jest system archiwizacji dokumentów elektronicznych?
System elektronicznej archiwizacji dokumentów to oprogramowanie, które rejestruje, indeksuje i przechowuje informacje o dokumentach w formie elektronicznej. W ten sposób firma może przechowywać wszystkie swoje pliki w jednym miejscu, nie martwiąc się o miejsce lub systemy plików. Pierwszym krokiem jest utworzenie folderu archiwum, w którym program będzie przechowywał wszystkie dokumenty. Użytkownik może następnie przeciągnąć i upuścić pliki do tego folderu z dowolnego miejsca na dysku twardym komputera. Gdy to zrobisz, wszelkie zmiany wprowadzone w tych plikach zostaną automatycznie zaktualizowane również w folderze archiwum.
Jak działają systemy archiwizacji dokumentów elektronicznych?
Elektroniczne systemy archiwizacji dokumentów to bazy danych przechowujące dokumenty elektroniczne w bezpieczny i zorganizowany sposób. Zostały zaprojektowane w celu ułatwienia organizacjom znajdowania i uzyskiwania dostępu do ich cyfrowych rekordów.
Jak archiwizować dokumenty elektroniczne?
Niektóre dokumenty elektroniczne mogą być przechowywane na urządzeniu magazynującym, podczas gdy inne muszą być archiwizowane. Jeśli chcesz zapisać dokument elektroniczny, ważne jest, aby wiedzieć, jakiego rodzaju jest to dokument i jak należy go zapisać.
Pierwszym krokiem w archiwizacji dokumentu elektronicznego jest określenie, czy dokument powinien zostać zapisany lub zarchiwizowany. Zwykle zależy to od rodzaju dokumentu, ale istnieją pewne ogólne wskazówki, które mogą pomóc w podjęciu decyzji. Na przykład, jeśli firma ma politykę mówiącą, że wszystkie dokumenty związane z firmą powinny być przechowywane przez sześć miesięcy przed zarchiwizowaniem, wszelkie nowe dokumenty utworzone przez pracowników będą musiały zostać zapisane przez sześć miesięcy przed zarchiwizowaniem.
