Coraz więcej firm decyduje się na digitalizację dokumentów. Nie wszystkie z nich jednak wiedzą, że to tylko z pozoru prosty proces. Należy się do niego odpowiednio przygotować i uważnie zaplanować. Jak to zrobić, aby obyło się bez błędów?
Czym jest digitalizacja dokumentów?
Na początku wyjaśnijmy co to takiego digitalizacja dokumentów. Najprościej rzecz ujmując, jest to ich cyfryzacja. To bardzo popularne rozwiązanie w wielu firmach, ponieważ ma ono wiele zalet. Cały proces digitalizacji to przetwarzanie materiałów tradycyjnych (zdjęcia, książki czy dokumenty). Ułatwia on przechowywanie dokumentów oraz pozwala o wiele łatwiej i szybciej znaleźć potrzebne w danym momencie materiały.
Proces prosty tylko z pozoru – dlaczego?
Na formę cyfrową można zamieniać wszelkiego rodzaju dokumenty. Najczęściej są to raporty kasowe, wyciągi bankow, faktury czy paragony parkingowe. Wiele firm decydujących się na digitalizację myśli, że jest to banalnie proste – przecież wystarczy tylko zeskanować papier, tak?
Digitalizacja dokumentów – może być łatwa i szybka!
Obecnie wykorzystywane urządzenia biurowe są w stanie zeskanować nawet 250 dokumentów w czasie do 5 minut. Aby jednak to osiągnąć, trzeba się dobrze przygotować i odpowiednio zaplanować proces. Powinien się on charakteryzować prostotą i standaryzacją. Jak zacząć?
Należy ustalić, jakie dokumenty chcemy zmienić na cyfrowe. Żeby ułatwić sobie to zadanie dobrze jest odpowiedzieć sobie na kilka pytań jak np. Jakie dokumenty chcemy zeskanować? Czy wszystkie mają taki sam format? W jakim są stanie technicznym? Czy dokumenty wymagają dodatkowych prac jak oznaczanie kodami kreskowymi?
Jeżeli skanowane dokumenty to jednokartkowe faktury o formacie A4, to rzeczywiście, jest to dość prosta sprawa. O wiele trudniej jest wtedy, kiedy są one wieloletnie, o gorszej strukturze papieru czy nieregularnych formatach.
Warto wtedy przemyśleć najbardziej odpowiednie rozwiązanie np. segregowanie dokumentów według formatu.
Następny krok to zastanowienie się nad tym, jak chcemy separować dokumenty. Najpopularniejszym rozwiązaniem jest używanie kodów kreskowych – są one informacją dla skanera, gdzie zaczyna się kolejny dokument a ponadto dzięki nim można przeprowadzić sprawną i szybką archiwizację po jego zeskanowaniu.
A jak to wygląda od strony technicznej?
Tutaj również trzeba się zastanowić nad kilkoma kwestiami: Jak duży jest wolumen dokumentów? Jaki mamy budżet? Na czym najbardziej nam zależy? Czego oczekujemy od programowania? Co planujemy zrobić dalej z dokumentami cyfrowymi?
Odpowiadając na te pytania, mamy gotową ściągawkę pomocniczą w kwestii dobrania odpowiedniego sprzętu.
Warto digitalizować dokumenty, niektóre z nich trzeba archiwizować przez wiele lat. Często jednak jest tak, że w firmach leżą niepotrzebne stosy dokumentacji.
Opracowanie artykułu – ATUTOR Integracja Cyfrowa – specjalizujemy się w zarządzaniu dokumentacją techniczną. Od ponad 20 lat pomagamy największym firmą produkcyjnym w tym obszarze. Zapraszamy do kontaktu.
