Wszystkie transakcje w obrocie gospodarczym muszą być odpowiednio udokumentowane. Sprzedaż towaru oraz zapłata za niego może być potwierdzona za pomocą klasycznej faktury, faktury elektronicznej bądź dowodu wpłaty. Ten ostatni może zostać wystawiony w formie papierowej lub elektronicznej. Czym jest dowód wpłaty i jak możemy go łatwo i szybko wygenerować online?
Dowód wpłaty – potwierdzenie uiszczenia opłaty za towar
Wszystkie transakcje muszą być odpowiednio udokumentowane. Potwierdzenie ich zawarcia w postaci wystawienia właściwego dokumentu służy uniknięciu oszustw podatkowych oraz ma ogromne znaczenie także dla kupującego. Dowód uiszczenia opłaty za zakupiony towar jest bowiem niezbędny do dochodzenia swoich praw w przypadku zaistnienia wad towaru oraz korzystania z ochrony gwarancyjnej i rękojmi.
Dowód wpłaty jest specyficznym dokumentem potwierdzającym zapłatę za towar. Obowiązuje on jedynie w sytuacji, kiedy zapłata za towar lub usługę została uregulowana w gotówce. Podobnie, jak faktura, dowód wpłaty może zostać wystawiony w formie papierowej, na specjalnym druczku lub w formie elektronicznej za pomocą programu do wystawiania faktur. Z zasady dowód wpłaty powinien zostać wystawiony i przekazany klientowi w chwili wniesienia zapłaty za towar.
Elektroniczny dowód wpłaty w programie do faktur
Zdecydowana większość przedsiębiorców wystawia dziś faktury w formie elektronicznej. Dzięki temu proces generowania dokumentów podatkowych uległ znacznemu uproszczeniu, a samo wystawianie faktur wiąże się z dużo mniejszymi kosztami. Przedsiębiorcy nie muszą już bowiem inwestować w zakup papieru, tuszu do drukarek oraz wysyłać dokumentów tradycyjną pocztą. Faktury elektroniczne mogą zostać przekazane klientowi za pośrednictwem poczty elektronicznej, co pozwala zaoszczędzić zarówno czas, jak i pieniądze.
Podobne korzyści wiążą się z wystawianiem elektronicznych dowodów wpłaty, które możemy wygenerować za pomocą programów do fakturowania online. Elektroniczny dowód wpłaty ma takie samo znaczenie, co jego klasyczny, papierowy odpowiednik. Z jego wystawieniem w formie elektronicznej wiążą się jednak liczne zalety.
Elektroniczny dowód wpłaty i najważniejsze korzyści z nim związane
Przede wszystkim, przedsiębiorca korzystający z elektronicznego dowodu wpłaty nie musi odręcznie wprowadzać wszystkich danych. Program do faktur może bowiem automatycznie uzupełnić niektóre pola, co znacznie skraca czas potrzebny na wystawienie dokumentu oraz pozwala uniknąć popełnienia błędu poprzez wprowadzenie niepoprawnych danych. Samo wystawienie dowodu wpłaty w programie do faktur trwa zaledwie kilka sekund, a gotowy dokument od razu może zostać przesłany do klienta.
Korzystający z programów do faktur mają całą dokumentację firmową zgromadzoną w jednym miejscu, na zewnętrznym serwerze programu. Nie ma więc ryzyka jej utraty, co może nastąpić np. w razie awarii komputera czy dysku twardego. Wygodny dostęp do swojego konta w programie pozwala na przeglądanie dokumentów w dowolnym miejscu na świecie z każdego urządzenia posiadającego dostęp do Internetu.
Partnerem artykułu jest program do faktur aFaktury.pl oferujący: dowód wpłaty – więcej na aFaktury.pl.
