Awaria kas fiskalnych to poważny problem, szczególnie w przypadku wielkopowierzchniowego sklepu o dużym natężeniu klientów. Jako że niemożliwe jest prowadzenie sprzedaży bez tego elektronicznego urządzenia rejestrującego, firma może narazić się na duże straty finansowe. Nie zawsze można liczyć na błyskawiczną naprawę ani na rezerwową kasę fiskalną. Konieczny może okazać się zakup nowego urządzenia, co jednak również wymaga czasu, bo kasa fiskalna musi zostać odpowiednio dobrana i przygotowana do użycia. Pojawia się wobec tego pytanie, co należy zrobić w przypadku awarii kasy fiskalnej i jak uchronić się przed niepotrzebnymi problemami w przyszłości.
Awaria kasy fiskalnej co zrobić?
Nawet najdroższe kasy fiskalne nie są niezawodne, wymagają one regularnych przeglądów, serwisowania. Nie zmienia to jednak faktu, że w najmniej spodziewanym momencie może dojść do awarii urządzenia. Niedziałająca kasa fiskalna to poważny problem dla każdego przedsiębiorstwa, gdyż uniemożliwia prowadzenie sprzedaży. Zgodnie z przepisami prawa za każdy sprzedawany towar lub usługę trzeba wystawić dokument sprzedaży w postaci paragonu fiskalnego czy faktury VAT. Jeśli z jakichś przyczyn, które nie zależą od podatnika, prowadzenie ewidencji sprzedaży stanie się niemożliwe za pomocą kasy rejestrującej, jest on zobligowany do skorzystania z rezerwowej kasy fiskalnej. Niestety nie każda firma ma w zanadrzu gotową do użycia rezerwową kasę rejestrującą, co oznacza tylko jedno – brak możliwości dokonywania sprzedaży.
Co więcej, każdą awarię kasy fiskalnej należy jak najszybciej zgłosić podmiotowi odpowiedzialnemu za przeprowadzenie serwisu kasy rejestrującej. Nieewidencjonowanie sprzedaży na kasie fiskalnej traktowane jest jako wykroczenie/przestępstwo skarbowe. Organy podatkowe mogą nałożyć kary finansowe opiewające na ogromne kwoty – 30% kwoty podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług. Kontynuowanie sprzedaży pomimo zepsutego urządzenia rejestrującego może skutkować nałożeniem kary grzywny, do 180 stawek dziennych. Ryzykowanie w takiej sytuacji jest wobec tego nieopłacalne, wiąże się ze zbyt dotkliwymi konsekwencjami dla firmy. Lepiej będzie przygotować się odpowiednio na ewentualne awarie i postępować zgodnie z przepisami prawa.
Oznacza to, że nawet jeśli urządzenie zepsuje się samoistnie, to w każdym przypadku obowiązuje całkowity zakaz sprzedaży towarów i usług, nie ma możliwości powrotu do sprzedaży niefiskalnej. Nie można spisywać obrotu w formie pisemnej na papierze ani nawet w dokumencie elektronicznym na komputerze – tego typu praktyki są nielegalne i trzeba liczyć się z nałożeniem kary finansowej. Nie wolno też działać na własną rękę i próbować samodzielnie naprawić urządzenie, ingerując w jego mechanizm. Warto też wiedzieć, że do serwisowania uszkodzonego urządzenia konieczne jest dokonanie wcześniej obowiązkowego przeglądu technicznego. Przed zgłoszeniem awarii swojemu serwisowi, trzeba zebrać odpowiednie informacje i dokumenty:
- Opisać powstałą usterkę, jej objawy;
- Przygotować numer NIP firmy i telefon kontaktowy;
- W przypadku urządzenia objętego gwarancją potrzebna będzie też karta gwarancyjna do naprawy;
- Całe zdarzenie zostanie udokumentowane w książce serwisowej, a wpisów dokona serwisant.
Uszkodzona kasa fiskalna – czy są jakieś alternatywne wyjścia do czasu naprawy?
Do awarii może dojść też w przypadku kasy fiskalnej z terminalem. Pojawia się wobec tego pytanie, czy można w takiej sytuacji rejestrować sprzedaż z pominięciem kasy, za pomocą terminala. Odpowiedź w takiej sytuacji jest jednoznaczna – nie. Nawet jeśli terminal jest gotowy do sprzedaży, ale urządzenie fiskalnie nie działa, to nadal nie wolno prowadzić sprzedaży towarów ani usług. Postępując inaczej, łamie się przepisy prawa, przez co trzeba liczyć się z poniesieniem przykrych konsekwencji swoich działań. Podsumowując, samym terminalem nie można zarejestrować żadnej sprzedaży. Pozostaje zastosować jedną z dwóch możliwości – przestać sprzedawać bez sprawnego urządzenia fiskalnego lub zacząć używać rezerwowej kasy fiskalnej. Do niespodziewanej awarii urządzenia może dojść w każdym momencie, nawet jeśli jest nowe czy po przeglądzie technicznym.
Warto mieć wobec tego zawsze w zanadrzu urządzenie awaryjne, czyli kasę rezerwową – oczywiście musi ona przejść proces fiskalizacji, aby można było jej używać. Bez tego nie będzie gotowa do rejestrowania sprzedaży, czyli całkowicie nieprzydatna. Firmy chcące zaoszczędzić sobie strat związanych z brakiem możliwości prowadzenia sprzedaży i niepotrzebnego stresu, powinny zainwestować w takie dodatkowe urządzenie. Tym bardziej, że jego zakup nie wiąże się z wysokimi kosztami. Ponadto na każdą kupioną kasę fiskalną można otrzymywać zwrot z Urzędu Skarbowego w wysokości siedmiuset złotych, co zmniejsza całkowity koszt zakupu. Najlepszym rozwiązaniem będzie wybór kasy rezerwowej bliźniaczej do kasy głównej albo przynajmniej modelu tego samego producenta, dzięki czemu będzie można ją łatwo podłączyć i nie wystąpią problemy z jej obsługą.
Jak dokonać zgłoszenia awarii kasy fiskalnej?
Jeśli doszło do awarii kasy fiskalnej, należy ją zweryfikować, jak najszybciej zgłosić ten fakt do odpowiedniego serwisu. W takiej sytuacji nie ma co zwlekać, ale od razu skontaktować się z serwisem. Wcześniej trzeba potwierdzić powtarzalność lub nieregularność usterki, sklasyfikować ją. Warto wobec tego dokładnie zapoznać się z instrukcją obsługi urządzenia fiskalnego. Kolejnym krokiem będzie skontrolowanie problemu z działem wsparcia lub Centrum Obsługi Klienta na stronie internetowej producenta urządzenia. Zgłoszenia awarii kasy fiskalnej można dokonać na różne sposoby – telefonicznie, mailowo lub osobiście. Najszybszym i najwygodniejszym rozwiązaniem będzie zadzwonienie do serwisu, aby opisać zaistniałą sytuację, wyjaśnić przyczynę awarii i ustalić sposób jej usunięcia. W przypadku konieczności dołączenia skanu/zdjęcia awarii, lepszym wyborem będzie dokonanie zgłoszenia mailowo, opisując dokładnie powstały problem. Naprawa urządzenia może odbywać się telefonicznie, w serwisie, w miejscu instalacji lub w serwisie producenta.
