Umowa faktoringowa. Wszystko co powinieneś o niej wiedzieć.

Przedsiębiorcy decydują się skorzystać z faktoringu, aby polepszyć swoją płynność finansową. Przez zbyt długie terminy płatności, MŚP mają problemy z opłaceniem bieżących zobowiązań, jak: wypłata wynagrodzenia pracownikom, podatki czy opłata bieżących rachunków. Dlatego wiele firm decyduje się na skorzystanie z usług faktoringu. Zanim jednak otrzymają finansowanie muszą wypełnić wniosek faktoringowy.

Faktoring polega na wykupieniu przez firmę faktoringową (faktora) nieprzeterminowanych wierzytelności przedsiębiorcy (faktoranta) wynikających z faktur, które ten wystawił swoim kontrahentom (odbiorcom). Faktor jest instytucją finansową, która zajmuje się świadczeniem usług faktoringowych (zapłata określonej kwoty za wierzytelności, rozliczenia faktur, windykacja długów itp.). Bardzo istotnym elementem są dodatkowe usługi, które świadczy faktor. Dzięki nim, umowa podpisana przez faktora i faktoranta jest umową faktoringową, nie zaś zwykłą umową cesji wierzytelności.

Umowę z faktorem podpisuje faktorant, jest to przedsiębiorca, który zajmuje się sprzedażą, dostawą towarów lub świadczeniem usług dla innych firm, przy czym termin płatności jest odroczony w czasie. W związku z długimi terminami, przedsiębiorcy wybierają faktoring, aby szybciej otrzymać gotówkę. Przelewają na rzecz firmy faktoringowej wystawione przez siebie faktury i w zamian za to otrzymują od faktora finansowanie i dodatkowe usługi pomagające w prowadzeniu biznesu.

Charakterystyka umowy faktoringowej

Umowa faktoringowa w polskim ustawodawstwie zawierana jest pomiędzy faktorem a faktorantem. Podstawą prawną umowy faktoringowej jest zasada swobody umów – strony indywidualnie ustalają dogodne dla siebie warunki, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Umowa faktoringowa jest tzw. umową nienazwaną, nie jest ona zdefiniowana w kodeksie cywilnym (oznacza to, że przepisy nie przewidują specjalnej formy dla niej).

Umożliwia to indywidualne podejście do warunków umowy, tak aby były one zadowalające dla obu stron, faktora i faktoranta. Często przybiera ona formę mieszaną i łączy w sobie różne rodzaje umów: cesji wierzytelności, sprzedaży, pożyczki, zlecenia czy świadczenia usług.

Jakie są najważniejsze elementy umowy faktoringowej

Najważniejszym elementem w umowie faktoringowej jest lista odbiorców, którą musi podać faktorant. Na tej podstawie wydawana jest decyzja i przyznawany limit finansowania dla danego przedsiębiorcy. Wymieniając odbiorców, których firma chce zgłosić do faktoringu, należy podać informacje takie jak:

  • Dane adresowe i NIP,
  • Okres współpracy,
  • Przychody,
  • Potrącenia,
  • Saldo niezapłaconych faktur,
  • Terminy płatności faktur,
  • Średnią wartość miesięcznej sprzedaży,
  • Czy odbiorca płacił lub ma zamiar płacić na zasadach podzielonej płatności (płatność na rachunek VAT).

To standardowe informacje, których potrzebuje faktor do analizy rozproszonego portfela odbiorców klienta. Dodatkowo, aby skorzystać z faktoringu, należy również podać informacje o firmie, która chce skorzystać z finansowania. Dlatego do umowy, faktor będzie potrzebował informacji, m.in. czym zajmuje się firma, jaką miała sprzedaż w ostatnich 6 miesiącach i czy ma ubezpieczone należności.

Kolejnym elementem, który jest istotny przy podpisywaniu umowy faktoringowej, jest informacja o umowach handlowych zawieranych przez faktoranta. Firma świadcząca usługi faktoringowe musi wiedzieć, czy w umowie między faktorantem a jego kontrahentem nie ma zakazu cesji wierzytelności.

W jakiej formie zawiera się umowę faktoringową?

Polskie prawo nie wymaga formy pisemnej w przypadku umowy nienazwanej. Dobrze jednak jest ją sporządzić na piśmie, aby uniknąć wszelkich nieścisłości. Firmy świadczące usługi faktoringowe mają swoje własne umowy oraz listę wymaganych dokumentów, które wraz z wnioskiem przedsiębiorca musi dostarczyć. Umowa między firmą a faktorem może być jednorazowa lub ramowa. W przypadku długiej współpracy, umowa funkcjonuje na zasadzie linii faktoringowej. Obydwa rozwiązania różnią się jedynie okresem współpracy firm.

Czy umowa faktoringowa jest skomplikowana?

Nie, umowa faktoringowa jest stosunkowo prosta, a uruchomienie faktoringu szybkie. W Bibby Financial Services to pracownicy Bibby analizują przyniesione dokumenty, dlatego od klienta wymaga się jedynie ich przyniesienia. W momencie, gdy brakuje danych, nie ma wymaganego dokumentu lub coś zostało źle wypełnione, faktor kontaktuje się z klientem i pomaga uzupełnić dokumentację, tak aby przedsiębiorca jak najszybciej otrzymał finansowanie.

Umowa faktoringowa wzór

Nie ma jednego wzoru umowy i wniosku faktoringowego. Każda firma zajmująca się faktoringiem, tworzy własne indywidualne wzory umów oraz własną listę załączników, które trzeba dołączyć do umowy. Bardzo często klient zostanie poproszony o przedstawienie razem z wnioskiem faktoringowym dokumentów: finansowych (w tym listy otwartych należności i zobowiązań), handlowych i listy odbiorców, ale nie ma co do tego jednej zasady.
Zaległości w ZUS i US

Z faktoringu mogą skorzystać również firmy w gorszej sytuacji finansowej, m.in. te zalegające z podatkami czy składkami ZUS. Podczas uzupełniania umowy o faktoring, przedsiębiorca będzie pytany o jego sytuację finansową i m.in. o zaległości w ZUS-ie i US. Jest to element analizy finansowej i zaległości w tych placówkach nie oznaczają odrzucenia wniosku o faktoring. Ważne jest, aby we wniosku niczego nie ukrywać.

Umowa faktoringu a cesja wierzytelności

Największą przeszkodą w podpisaniu umowy jest zakaz cesji zawarty w umowach między potencjalnym faktorantem, a jego kontrahentem. Zgoda kontrahenta na cesję wierzytelności to podstawowy warunek umożliwiający przelanie wierzytelności do firmy faktoringowej i uzyskanie finansowania. Nie warto jednak od razu rezygnować z faktoringu. Firmy faktoringowe często negocjują z kontrahentami swoich klientów zniesienie zakazu cesji wierzytelności z umów i w końcowym rezultacie przedsiębiorca może skorzystać z oferty faktoringu. Należy jednak zawsze informować faktora o takiej sytuacji.