System elektronicznego obiegu dokumentów – zadania i funkcjonalność

Prawidłowe i sprawne zarządzanie obiegiem dokumentów ma kluczowe znaczenie dla funkcjonowania oraz prężnego rozwoju każdej firmy. Sprawne przekazywanie dokumentów między pracownikami, kontrolowanie dostępu do poszczególnych plików oraz tworzenie i obsługiwanie nowych scenariuszy procesów pozwalają w prosty sposób usprawnić pracę całego przedsiębiorstwa oraz przenieść zarządzanie dokumentacją na wyższy poziom. Nie jest to jednak możliwe do zrealizowania bez nowoczesnego i wysoko funkcjonalnego systemu obiegu dokumentów.

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie – co warto o nim wiedzieć?

Dokumenty pełnią bardzo istotną rolę w funkcjonowaniu każdej firmy a zarządzanie nimi stanowi jeden z najważniejszych procesów operacyjnych zachodzących wewnątrz przedsiębiorstwa. Jeszcze kilkanaście lat temu wszystkie firmy korzystały z dokumentów w formie papierowej, które były przechowywane i udostępniane za pośrednictwem firmowego archiwum. Takie rozwiązanie wiązało się jednak z licznymi wadami, do których należały m. in. wysokie koszty utrzymania fizycznego archiwum, wyznaczenia pracowników odpowiedzialnych za zarządzanie dokumentacją oraz ryzyko utraty danych poprzez przypadkowe zniszczenie lub zagubienie dokumentów. Tradycyjny model zarządzania dokumentacją nakładał na firmy także konieczność poświęcenia dużych ilości czasu na lokalizację dokumentów zgromadzonych w fizycznych zasobach oraz wiązał się z ryzykiem uzyskania dostępu do poufnych danych przez nieuprawnione do tego celu osoby.

Dziś sytuacja wygląda zupełnie inaczej, gdyż zarządzanie firmową dokumentacją znacząco ułatwiają systemy obiegu dokumentów. Wdrożenie wysokiej klasy elektronicznego obiegu dokumentów pozwala w prosty i szybki sposób rozwiązać praktycznie wszystkie problemy związane z przechowywaniem dokumentacji w formie papierowej. Wszystkie firmowe dokumenty zostają zdigitalizowane i umieszczone w cyfrowej formie w odpowiednim systemie, w określonej lokalizacji, do której dostęp mają jedynie uprawnieni użytkownicy. Ich przechowywanie w postaci cyfrowej znacząco redukuje ryzyko utraty cennych danych, a dostęp do poszczególnych plików może zostać uzyskany w kilka sekund za pomocą przeglądarki. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala na zachowanie porządku w firmowych zasobach, usprawnia i przyspiesza procesy zachodzące wewnątrz organizacji oraz pozwala firmie i jej pracownikom skupić się na tym, co najważniejsze, czyli efektywnej pracy na rzecz rozwoju biznesowego przedsiębiorstwa.

Systemy elektronicznego obiegu dokumentów i ich rola w procesach zarządzania dokumentacją

Zadaniem każdego systemu obiegu dokumentów jest uproszczenie przepływu informacji, danych, dokumentów oraz związanych z nimi zadań krążących po firmie. Informacje gromadzone i przetwarzane przez firmy mogą przybierać różnorodne formy – począwszy od umów, po faktury, a kończąc na nagraniach audio, wideo czy innego rodzaju plikach generowanych oraz napływających do firmy z zewnątrz. Dzięki wdrożeniu systemu obiegu dokumentów procesy zarządzania obiegiem dokumentacji przebiegają znacznie szybciej i sprawniej. Pozwala on także na skrócenie ścieżki obiegu dokumentów tak, aby dany plik od razu trafiał do właściwej osoby odpowiedzialnej za jego dalsze procesowanie. Oprogramowanie pozwala także na uzyskanie szybkiego dostępu do konkretnego pliku oraz wyszukiwanie dokumentów na podstawie różnych kryteriów.

Ogromna popularność elektronicznego obiegu dokumentów oraz wzrost zainteresowania tym rozwiązaniem ze strony firm sprawiła, że na rynku dostępnych jest wiele różnych systemów obiegu dokumentów, oferujące bardzo zróżnicowane cechy użytkowe i funkcjonalności. Jaki powinien być idealny i dostosowany do potrzeb współczesnych firm system obiegu dokumentów? Aby odpowiedzieć na to pytanie, należy na wstępie zaznaczyć, że wybór systemu do zarządzania dokumentacją firmową jest kwestią bardzo indywidualną. Istnieją jednak pewne cechy, po których możemy poznać dobrej jakości system obiegu dokumentów.

Dobry i przyszłościowy system obiegu dokumentów – jakie cechy powinien posiadać?

Rozwiązanie tego typu powinno być oparte na nowoczesnych, rozwojowych technologiach i najlepszych, aktualnie dostępnych standardach tworzenia rozwiązań IT dla biznesu – jak np. cieszące się coraz większą popularnością platformy low-code do automatyzacji i zarządzania procesów biznesowych, których integralną funkcjonalnością jest elektroniczny obieg zadań i dokumentów (tzw. workflow).

Atutem systemu usprawniającego obieg dokumentów będzie także rozbudowana funkcjonalność, elastyczność oraz wysokie standardy bezpieczeństwa wraz z możliwością audytu przepływu dokumentacji. Warty zainteresowania system obiegu dokumentów powinien ponadto pozwalać nie tylko na samo tworzenie i obsługę nowych scenariuszy procesów, ale także dawać możliwość sprawnego ich modyfikowania, co pozwoli firmie systematycznie dostosowywać wdrożone obiegi dokumentów do aktualnych potrzeb.

Zapoznając się z funkcjonalnością poszczególnych systemów dostępnych na rynku warto sprawdzić także, czy wybrane rozwiązanie jest intuicyjne w obsłudze oraz oferuje dostęp do swoich zasobów za pośrednictwem ustandaryzowanego interfejsu webowego, przez intranet oraz z poziomu urządzeń mobilnych. Atutem dobrej jakości systemu obiegu dokumentów będzie także łatwa skalowalność, możliwość integracji z innymi systemami, raportowanie, reużywalność mechanizmów, autodokumentacja, możliwość dodawania załączników i instrukcji obsługi oraz podgląd historii zmian. Bardziej wymagający użytkownicy z pewnością docenią natomiast takie przydatne funkcje, jak rozpoznawanie tekstu (OCR), generowanie kodów kreskowych oraz integracja z drukarkami, skanerami i faksami.

Poprzedni artykułCzym cechują się kancelaria adwokackie?
Następny artykułUmowa faktoringowa. Wszystko co powinieneś o niej wiedzieć.

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Proszę wpisać swój komentarz!
Proszę podać swoje imię tutaj